Privacybeleid Con Sequenza, zoals vastgesteld per: 22-03-2019
1. Inleiding
Con Sequenza hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden. Persoonlijke gegevens worden door Con Sequenza dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Con Sequenza houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt [1]. De AVG stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren, zoals een ledenadministratie. Deze eisen zijn:
- toestemming van het lid voor het verwerken van de gegevens;
- juist en nauwkeurig bijhouden van de lidgegevens;
- beveiligen van de lidgegevens;
- op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens;
- uitsluitend gebruik van de lidgegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
In dit privacy beleid staat beschreven hoe Con Sequenza persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart.
2. Registratie van persoonsgegevens
2.1 Leden van Con Sequenza
Zodra iemand lid wordt van Con Sequenza (of al lid was op dat moment dat het privacybeleid vastgestellt werd) wordt hij/zij erop gewezen dat zijn/haar persoonsgegevens worden opgenomen in het ledenbestand en stemt hij/zij daar middels het geven van toestemming mee in. In dit bestand worden de volgende gegevens opgenomen:
- Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail adres
- Instrument dat men voor het orkest bespeeld
Deze gegevens wordt bewaard zolang iemand ingeschreven staat als lid van Con Sequenza. De persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht. Alleen bestuursleden van Con Sequenza hebben toegang tot deze elektronische ledenadministratie. Deze administratie bevindt zich op een met een login en password beveiligde website. Deze ledenadministratie wordt door Con Sequenza alleen gebruikt voor het onderhouden van contact met de leden per email, telefonisch en/of per post in relatie tot activiteiten van Con Sequenza. Verder wordt een kopie van de ledenlijst aan de leden verstrekt zodat leden met elkaar contact kunnen opnemen voor bijvoorbeeld het spelen in ensembles.
2.2 Niet-leden die bij Con Sequenza betrokken zijn
Zodra iemand niet als lid bij Con Sequenza betrokken is (bijvoorbeeld als invaller, solist, of als “vriend van Consequenza”) wordt hij/zij ook erop gewezen dat zijn persoonsgegevens opgenomen worden in een bestand en stemt hij/zij daar middels het geven van toestemming mee in. In dit bestand worden de volgende gegevens opgenomen:
- naam en contactgegevens zoals email adres en eventueel telefoonnummer
- Instrument dat bespeeld wordt (indien van toepassing)
Deze gegevens worden bewaard zolang iemand betrokken is bij Con Sequenza en worden niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht. Alleen bestuursleden van Con Sequenza hebben toegang tot deze elektronische administratie. Deze administratie bevindt zich op een met een login en password beveiligde website. De lijst met niet-leden wordt niet aan leden of derden verstrekt.
2.3 Inzage van gegevens
Op verzoek kunnen leden en niet-leden inzage krijgen in hun persoonsgegevens zoals die geregistreerd staan in de administratie van Con Sequenza en indien gewenst worden deze gegevens aangepast. Verzoeken hiervoor kunnen gericht worden aan de secretaris van Con Sequenza.
2.4 Beeld en geluidsopnames
Verder maakt Con Sequenza beeld- of geluidsopnames tijdens repetities en concerten. De geluidsopnames worden gebruikt door leden om een concert opnieuw te beluisteren. De beeldopnames zijn uitsluitend bedoeld om bij te dragen aan de publiciteit van de vereniging, bijvoorbeeld door het plaatsen van foto’s op de website en de facebook pagina van de vereniging of in programmaboekjes van eigen concerten. U kunt tegen het plaatsen van foto’s waarop u herkenbaar in beeld bent bezwaar aantekenen (via de secretaris van Con Sequenza).
3. Procedure datalekken
De door Con Sequenza geregistreerde persoonsgegevens worden niet als zodanig gevoelig beschouwd dat een eventueel datalek gemeld zou moeten worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
4. Wijzigingen privacyverklaring
Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan om deze privacy verklaring regelmatig te blijven raadplegen.
5. Referenties
[1] Algemene informatie avg op de site van Autoriteit Persoonsgegevens